Ett manifest om modern upphandling
Du kan inte kravspecificera framtiden.
Sättet kommuner upphandlar verksamhetssystem på är byggt för en värld där tekniken stod still. Den världen finns inte längre. Den här sidan handlar om vad man gör i stället.
Problemet
Skallkravet beskriver en lösning som hinner bli gammal innan den levereras.
Den traditionella upphandlingen bygger på ett antagande: att man i förväg kan veta hur ett behov bäst löses, och att den lösningen står still tillräckligt länge för att en upphandling och en avtalsperiod ska hinna ikapp.
Så ser det inte ut. När tekniken, och särskilt artificiell intelligens, tar stora kliv var tredje till fjärde månad blir en detaljerad kravspecifikation föråldrad redan vid leverans. Kommunen har då upphandlat gårdagens lösning, låst in sig i den på fyra till sex år, och får betala dyrt för varje ändringsbeställning när verkligheten rör sig vidare.
När man räknar upp varje funktion, varje knapp, varje flik som ett skallkrav blir kravlistan ett tak, inte ett golv. Man har beställt exakt det man kunde föreställa sig den dag underlaget skrevs. Inte mer.
Metaforen
Säg att vi ska upphandla en kaffekopp.
Den ska vara nio centimeter hög. Den ska rymma två och en halv deciliter. Godset ska vara tre millimeter tjockt nedtill. Öronöglan ska rymma två fingrar. Den ska tåla nittiofem graders vätska.
Vi vill ha förmågan att hantera kaffe.
Hur det görs ska inte stå i upphandlingen. Det är upp till marknaden, leverantören och tekniken. Idag är det kanske en kopp. Imorgon ett magnetfält. Om fyra år teleportering. Men jobbet, varmt kaffe till munnen, utan brända händer, är detsamma. Det är jobbet du upphandlar, inte koppen.
Principen
Upphandla förmågor och jobb, inte funktioner och knappar.
I stället för att beskriva systemet beskriver man vad verksamheten ska kunna åstadkomma. Vilket jobb ska lösas? Vilken förmåga ska finnas? Hur det realiseras, antal flikar, design, vilken teknik, överlåter man medvetet åt den som kan det bäst, och åt utvecklingen över avtalstiden.
Det här är inte ett juridiskt vågspel. Lagen om offentlig upphandling tillåter och uppmuntrar uttryckligen krav i form av funktions- och prestandakrav framför detaljerade tekniska specifikationer. Och för det som verkligen rör sig finns innovationspartnerskap och konkurrenspräglad dialog, förfaranden byggda just för att upphandla något vars exakta utformning ingen kan känna i förväg.
Förmågorna
Så här ser skillnaden ut i praktiken.
Sex förmågor som hör hemma i ett verksamhetssystem för vård, omsorg och socialtjänst, formulerade som det jobb de ska lösa, inte som den lösning man råkar känna till idag.
Spårbarhet
Så här brukar det stå
Systemet ska ha en signeringsknapp per utförd insats.
Så här borde det stå
Plattformen ska kunna säkerställa att varje utförd insats kan härledas till rätt beslut, rätt brukare, rätt rättslig grund (SoL, LSS, HSL) och rätt profession, oavsett hur dokumentationen praktiskt sker.
Dokumentation som inte är ett hinder
Så här brukar det stå
Systemet ska ha ett textfält för social journal om minst 4 000 tecken.
Så här borde det stå
Plattformen ska kunna fånga vårdens och omsorgens händelser i det ögonblick de inträffar, i det format som är naturligt för personalen, tal, text eller annat, och omvandla det till strukturerad, spårbar dokumentation.
Informationsdelning mellan huvudmän
Så här brukar det stå
Systemet ska ha en exportfunktion till filformat XML enligt leverantörens specifikation.
Så här borde det stå
Plattformen ska kunna dela rätt information med rätt aktör vid rätt tillfälle, mellan region och kommun, mellan HSL och SoL, inom ramen för gällande sekretess- och dataskyddslagstiftning.
Att åldras väl
Så här brukar det stå
Systemet ska innehålla funktionerna A, B och C i version 1.0.
Så här borde det stå
Plattformen ska kunna ta in ny teknik, exempelvis nya AI-förmågor, inom avtalstiden, utan att kommunen tvingas genomföra en ny upphandling för att få del av utvecklingen.
Ägandeskap och öppenhet
Så här brukar det stå
Leverantören ska tillhandahålla en integration mot system Z.
Så här borde det stå
Kommunens data ska tillhöra kommunen och kunna flyttas. Plattformen ska vila på öppna standarder, inte på inlåsning som binder kommunen till en enda leverantör.
Regelefterlevnad i rörelse
Så här brukar det stå
Systemet ska vara anpassat till nu gällande socialtjänstlag.
Så här borde det stå
Plattformen ska kunna följa med när regelverket förändras, exempelvis vid övergången till nya socialtjänstlagen, utan att kommunen blir sittande med ett system byggt för en lag som inte längre gäller.
Den uppenbara invändningen
”Hur utvärderar och jämför jag anbud objektivt om jag inte har skallkrav att bocka av?”
Det är rätt fråga att ställa. Bakom den ligger en reell oro: rädslan för överprövning, och för att köpa grisen i säcken. En förmågebaserad upphandling som görs slarvigt blir både svårare att utvärdera och mer juridiskt sårbar. Men det finns beprövade sätt att göra den rättssäkert.
- Scenarier
- Beskriv en verklig vardagssituation och låt leverantören visa hur den löses, i stället för att lista funktioner.
- Börkrav med viktning
- Ersätt absoluta skallkrav med utvärderingskriterier som poängsätts och vägs mot varandra.
- Proof of concept
- Låt ett skarpt test ingå som utvärderingssteg; det verifierar förmåga på riktigt.
- Dialog & partnerskap
- Konkurrenspräglad dialog och innovationspartnerskap är gjorda för det som ännu inte är färdigformat.
Ta med dig
Beskriv inte koppen. Beställ förmågan att hantera kaffe.
Om du ska ta en enda tanke vidare till nästa upphandlingsmöte, ta den. Byt ut frågan »vilka funktioner ska systemet ha« mot frågan »vilket jobb ska verksamheten kunna lösa, idag och om fyra år«. Det är allt som behövs för att börja upphandla för framtiden i stället för för dåtiden.
Sprid den vidare till någon som upphandlar.